İTS'de arada kalan ürünler: neden olur, nasıl çözülür?

Depoya 40 kutuluk bir koli geldi. Satıcı Satış bildirimini yaptı, koli rafa kondu. Ama siz Mal Alım bildirimini yapmadıysanız bu 40 kutu İTS'de hâlâ sizin değil. Ürünler iki paydaşın arasında duruyor. Bu yazıda arada kalan ürünün ne olduğunu, nasıl tespit edildiğini ve kimin ne yapması gerektiğini anlatıyoruz.

Arada kalan ürün nedir?

İTS'de Satış bildirimi ürünü alıcıya hemen geçirmez. Alıcının stoğuna girmesi için alıcının Mal Alım bildirimini yapması gerekir. Resmi adı Mal Kabul-Alım olan bu bildirim, ürün teslim alındığında yapılır.

Satış ile Mal Alım arasındaki sürede ürün iki paydaş arasında görünür. Sahada buna arada kalan ürün denir. Benzer durum Mal Devir bildiriminde de yaşanır: Devreden bildirimi yapar, karşı taraf kabul edene kadar ürün arada kalır.

Mal Alım yapıldığı andan itibaren üründe yalnızca teslim alan paydaş işlem yapabilir. Yani kabul, ürünün sahipliğini kesinleştiren adımdır.

Satıcı açısından da ürün artık serbest değildir. Karşı taraf kabul etmeden önce satıcının yapabileceği işlem, 60011 kodunun da söylediği gibi satışı iptal etmektir.

Bir örnekle baştan sona

Pazartesi günü A deposu, B deposuna 40 kutu satıyor ve Satış bildirimini yapıyor. Koli salı günü B deposuna ulaşıyor ve rafa yerleştiriliyor; ama Mal Alım bildirimi atlanıyor.

Perşembe günü B deposu bu kutulardan 10'unu bir eczaneye satmak istiyor. Satış bildirimi 10211 "Ürün Stokunuzda Görünmüyor!" hatasıyla dönüyor. B deposu kutulardan birini sorguluyor ve 60010 yanıtını görüyor: Ürün A deposu ile kendisi arasında, Mal Alım yapabilir.

B deposu 40 kutunun Mal Alım bildirimini yapıyor. Kutular stoğuna giriyor ve eczaneye satış bu kez başarılı oluyor. Aynı süre içinde A deposu kendi tarafında sorgu yapsaydı 60011 görecekti: Ürün alıcıyla kendisi arasında, satışı iptal edebilir.

Bu küçük gecikme iki gün boyunca iki deponun da stok kaydını yanlış gösterdi ve bir eczane siparişini bekletti.

Arada kalmak neden sorun?

• Alıcı ürünü satamaz. Ürün alıcının stoğunda görünmediği için satış denemesi 10211 "Ürün Stokunuzda Görünmüyor!" hatasıyla döner.
• Üçüncü kişi işlem yapamaz. Ürün arada iken taraf olmayan bir paydaş onun üzerinde işlem yapamaz.
• Stok kayıtları gerçeği yansıtmaz. Koli fiziksel olarak sizdedir ama İTS'de sizin değildir. 7557 sayılı Kanun'dan sonra fiili stok ile İTS kaydı arasındaki fark para cezasına konu olabilir. Bkz. 7557 sayılı Kanun ve İTS cezaları.

Arada kalan ürün nasıl tespit edilir?

İTS'nin Durum Sorgulama servisi (/reference/app/check_status/) bir ürün hakkında şu bilgileri verir: son kullanma tarihi, sistemde kayıtlı olup olmadığı, karekod bilgilerinin tutarlılığı, son sahibi ve ürünün iki paydaş arasında olup olmadığı. İki paydaş cevapta gln1 ve gln2 alanlarıyla gösterilir.

Sorgu sonucunda dönen cevap kodları, ürünün kimle kimin arasında kaldığını ve sizin ne yapabileceğinizi söyler. Resmi listedeki dört kod şunlardır:

• 60010 "Ürün GLN2 ile sizin aranızda. Mal Alım yapabilirsiniz." Ürün size gönderilmiş ve sizin kabulünüzü bekliyor.
• 60011 "Ürün GLN1 ile sizin aranızda. Satış İptal Yapabilirsiniz." Ürünü siz satmışsınız ve karşı taraf henüz kabul etmemiş.
• 60012 "Ürün GLN1 ile sizin aranızda. Mal Devir İptal Yapabilirsiniz." Ürünü siz devretmişsiniz ve karşı taraf henüz kabul etmemiş.
• 60013 "Ürün GLN1 ile GLN2 arasında. Ürün üzerinde işlem yapma yetkiniz yoktur." Ürün iki başka paydaş arasında; siz taraf değilsiniz.

Aynı listede ürünün durumunu gösteren başka kodlar da var. Örneğin 60014 "Ürün üzerinize kayıtlıdır." ürünün artık sizde olduğunu, 60015 ise ürünün başka bir paydaş üzerinde kayıtlı olduğunu söyler.

Arada kalma neden olur?

• Alıcı Mal Alım'ı unutur. En sık karşılaşılan durumdur. Koli rafa girer, bildirim atlanır.
• PTS paketi indirilir ama kabul yapılmaz. PTS paketini almak Mal Alım değildir. Paketi indirdikten sonra kabul bildirimini ayrıca yapmanız gerekir. Bkz. PTS rehberi.
• Satış yanlış GLN'ye yapılır. Satıcı alıcıyı yanlış seçerse ürün, malı hiç görmeyecek bir paydaşla arada kalır.
• Sevkiyat yolda değişir. Koli teslim edilmez ya da kapıdan geri döner, ama Satış bildirimi yapılmıştır.
• Kısmi teslim. Bildirimde 40 kutu vardır, kolide 38 kutu çıkar. Alıcı 38'ini kabul eder, 2 kutu arada kalır.

Adım adım: arada kalan ürünü çözmek

Alıcıysanız

1. Ürünü sorgulayın. Durum sorgulamada 60010 kodunu görüyorsanız ürün sizin kabulünüzü bekliyor.
2. Fiziksel ürünü kontrol edin. Kutu gerçekten elinizde mi? Karekodu okutun ve GTIN, sıra numarası, parti ve SKT'nin sorgu sonucuyla aynı olduğunu görün.
3. Elinizdeyse Mal Alım yapın. Kabulden sonra ürün stoğunuza girer ve satış, sarf gibi işlemlere açılır.
4. Elinizde değilse satıcıya haber verin. Ürün size hiç gelmediyse Mal Alım yapmayın. Satıcının Satış İptal bildirimi yapması gerekir.

Satıcıysanız

1. Ürünü sorgulayın. 60011 kodu, ürünü sizin sattığınızı ve alıcının henüz kabul etmediğini gösterir.
2. Alıcıyla konuşun. Ürün alıcıya ulaştıysa ondan Mal Alım yapmasını isteyin.
3. Ürün ulaşmadıysa ya da yanlış alıcıya satış yaptıysanız Satış İptal yapın. Satış İptal bildirimi satışı geri alır. Ardından doğru alıcıya yeni bir Satış bildirimi yapabilirsiniz.
4. Devir söz konusuysa 60012'ye bakın. Bu kod Mal Devir İptal yapabileceğinizi söyler.

Taraf değilseniz

60013 alıyorsanız ürün iki başka paydaş arasında. Kutu fiziksel olarak sizdeyse önce bu iki paydaşın durumu düzeltmesi gerekir. Çoğu zaman bu, satıcının Satış İptal yapması ve ürünü size doğru şekilde yeniden satması anlamına gelir.

Mal Devir'de arada kalma

Mal Devir, aynı roldeki paydaşlar arasında yapılır; örneğin bir eczaneden başka bir eczaneye. Devredilecek ürün devredenin stoğunda olmalıdır. Devir bildirimi yapılıp karşı taraf kabul etmezse ürün yine arada kalır ve devreden 60012 kodunu görür. Bu durumda devreden Mal Devir İptal ile devri geri alabilir.

Eczaneler arasındaki devirde iki kural daha akılda tutulmalı: İTS takası yalnızca aynı il içindeki eczaneler arasında kabul eder (15001) ve kırmızı ya da yeşil reçeteli ilaçların transferine izin vermez (40014).

Mal Alım yapıldıktan sonra satış iptal edilebilir mi?

Mal Alım yapıldığında üründe artık yalnızca teslim alan paydaş işlem yapabilir. Bu yüzden ürünün geri dönüşü satış iptaliyle değil, teslim alanın yapacağı Mal İade bildirimiyle olur. İade edilen ürün iade edenin stoğundan düşer.

Bu kural, kabulden önce kontrol yapmanın neden önemli olduğunu gösterir. Kabul ettiğiniz bir kutuyu geri göndermek, kabul etmeden önce düzeltmekten daha uzun bir yoldur.

Depolar için düzenli kontrol alışkanlığı

Arada kalan ürünler sessizce birikir. Bunu önlemek için birkaç basit alışkanlık işe yarar:

• Her gün ya da her hafta, size satılmış ama kabul etmediğiniz ürünleri kontrol edin.
• Kendi sattığınız ama alıcının kabul etmediği ürünleri de aynı sıklıkla gözden geçirin.
• Koli ve paletleri kabul ederken okutun; bildirim ile fiziksel içeriği o anda karşılaştırın.
• Ay sonunda arada kalan ürün listesini sıfıra yaklaştırmayı hedefleyin.

Bu alışkanlık yalnızca depolar için değil, depodan mal alan eczaneler ve hastaneler için de geçerlidir. Zincirin her halkasında kabul edilmemiş bir koli, bir sonraki halkanın işini durdurur.

İTS'de bildirimler için genel bir gün sınırı tanımlanmış değil. Ama arada kalan her kutu, stok kaydınızda açık bir hesap demektir.

Sık yapılan hatalar

• Koliyi rafa koyup Mal Alım'ı sonraya bırakmak. O "sonra" hiç gelmeyebilir.
• PTS paketini almayı kabul sanmak. Paket indirilse bile Mal Alım bildirimi ayrıca yapılır.
• Gelmeyen ürün için Mal Alım yapmak. Ürün size geçer; geri göndermek için artık iade yolu gerekir.
• Yanlış GLN'ye satıp beklemek. Yanlış alıcının bir şey yapmasını beklemek yerine Satış İptal ile düzeltin.
• Kabul öncesi okutmayı atlamak. Bildirimdeki kutu sayısıyla koliden çıkan kutu sayısını karşılaştırmadan kabul yapmak, kısmi teslimleri gözden kaçırır.
• 60013'ü kendi sorununuz sanmak. Bu kodda taraf değilsiniz; çözüm zincirdeki iki paydaştadır.

Tracey ile arada kalanları takip etmek

Tracey, İTS web servisleriyle entegre bulut bir İTS programıdır. Gelen koli ve paletleri karekod okuyucuyla okutup Mal Alım bildirimini yapabilir, PTS paketlerini alabilir, ilaç ve bildirim sorgulamasıyla bir kutunun İTS'deki durumunu görebilirsiniz. Raporlama ve geçmiş bildirimler ekranları, kabul bekleyen işlemleri gözden kaçırmamanıza yardımcı olur. Depo akışınızda nasıl çalıştığını görmek için demo talep edebilirsiniz.