Serviste açılan flakonun son adımı
Gece nöbetinde dahiliye servisinde bir flakon açıldı. Hemşire için iş bitti; hastane eczanesi için ise o flakonun İTS'deki yolculuğunun son adımı henüz atılmadı. İTS ilacı üretimden tüketime kadar karekodla izler ve bu zincirin son halkası çoğu zaman bir hastanedir. Yönetmelik hastaneleri ve benzeri kurumları sarf merkezi olarak tanımlar (m.4).
Sarf merkezlerinin yükümlülükleri
Yönetmeliğin 15/2-ç maddesine göre sarf merkezleri şu hareketleri İTS'ye bildirir:
- Alış için Mal Alım
- İade için Mal İade
- Sarf için Hastane Sarf ya da Hastane Tekil Sarf
- Mal Devir ve Mal Devir İptal
- Deaktivasyon
Listede satış yok. Sarf merkezinin işi ürünü kabul etmek, kullanmak ve kullanılamayanı sistemden doğru yoldan çıkarmaktır. Bunlara ait iptaller de bildirilir ve ilgili evrak 5 yıl saklanır.
Depodan gelen koli: önce Mal Alım
Depo Satış bildirimini yaptığında ürün hastaneye hemen geçmez. Siz Mal Alım yapana kadar ürün depo ile hastane arasında arada kalır; Mal Alım'dan sonra ise o ürün üzerinde yalnızca hastane işlem yapabilir. Servislere dağıtım başlamadan Mal Alım'ı tamamlamak, sonraki sarf bildirimlerinin sorunsuz gitmesinin ön koşuludur. Koli PTS paketiyle geldiyse paketi indirmek Mal Alım yerine geçmez.
Geri çekilen ya da yanlış gelen ürün depoya Mal İade bildirimiyle döner ve hastanenin stoğundan düşer. Aynı roldeki başka bir sarf merkezine ürün verirken ise Mal Devir yapılır; ürünün devredenin stokunda olması gerekir.
Hastane Sarf mı, Tekil Sarf mı?
İTS'de iki ayrı sarf servisi var:
- Hastane Sarf: Hastane eczanesinin kullandığı servistir. Bildirim, ambalaj sarf için bozulduğunda ya da ürün ayniyata kabul edildiğinde yapılır.
- Hastane Tekil Sarf: Sarf merkezlerinin MKYS'deki sarfları adet bazında bildirdiği servistir. MEDULA numaralarıyla çalışır ve bildirim kesinleştikten sonra üzerinde işlem yapılamaz.
Hangi servisin sizin için geçerli olduğu, sarfı nasıl kayda aldığınıza bağlıdır. Tekil sarfta kesinleşmeden sonra geri dönüş olmadığı için asıl kontrolün göndermeden önce yapılması gerekir.
Serum ve radyofarmasötikler ayrı yürür
Büyük hacimli parenteraller (serumlar) ve radyofarmasötikler dış ambalaj karekodu kuralının dışındadır; İTS bunlar için miktar bazlı servisler sunar. Serum bildirimlerinde seri numarası yoktur, mal kabul ve sarf miktar üzerinden yapılır. Radyofarmasötik bildirimlerinde aktivite ve birim alanları bulunur; sarfta hastanın TC kimlik numarası istenir. Nükleer tıp birimi olan hastanelerde bu ayrımı baştan planlamak işi kolaylaştırır.
Miadı dolan ürün sarf edilmez
Dolabın arkasında miadı dolmuş bir kutu bulundu. Onu kullanılmış gibi sarf etmek kolay görünür ama yanlıştır. SKT'si geçen ürün 40 (Miat), geri çekilen ürün 30 (Geri Çekme) koduyla Deaktivasyon bildirimine konu olur. Deaktive edilen karekodun sıra numarası kapanır ve bir daha kullanılamaz.
Bir ayrıntı daha var: Deaktivasyon İptal bildirimi yalnızca eczanelere açıktır. Hastanenin yaptığı bir deaktivasyonu iptal bildirimiyle geri alamazsınız. Kod seçerken emin değilseniz deaktivasyon kodu aracına ve deaktivasyon rehberine bakın.
Yaptırım tarafı
7557 sayılı Kanun'la gelen kat esaslı idari para cezaları depolar, ruhsat sahipleri ve eczaneler için yazıldı. Bu, hastanelerin bildirimden muaf olduğu anlamına gelmez. Sarf merkezlerinin yükümlülüğü yönetmelikte açıkça sayılır; yönetmeliğin 22. maddesi de ilgili kanunlardaki tedbirlere atıf yapar.
Tracey hastane eczanesinde
Tracey kurulum gerektirmeyen, tarayıcıdan çalışan bulut bir İTS programıdır. İTS web servisleriyle entegre çalışır; Mal Alım, iade, sarf (kullanım) ve Deaktivasyon bildirimleri desteklenen türler arasındadır. Karekod okuyucuyla koli ve palet okutarak gelen ürünleri kabul edebilir, ilaç ve bildirim sorgulayabilir, geçmiş bildirimlerinizi raporlayabilirsiniz. Kurumunuzun hangi sarf servisiyle çalıştığını ve Tracey'nin bu düzene nasıl oturacağını demo görüşmesinde birlikte netleştirelim: demo talep edin.