Klinik dolabındaki kutular
Diş kliniğinin dolabında lokal anestezik kutuları ve acil durum çantası için birkaç ampul duruyor. Depodan gelen siparişler küçük olur; asistan kutuları açar, dolaba dizer ve iş bitmiş sayılır. İTS'nin beklediği adım ise tam bu arada atlanır.
Muayenehanede İTS işinin hacmi bir hastaneyle kıyaslanamaz. Ama mantık aynıdır: elinize geçen her karekodlu ilaç kutusu İTS'de bir paydaşın üzerinde görünür ve o paydaşın siz olmanız gerekir.
Kliniklere özel bir kural var mı?
İncelediğimiz resmi kaynaklarda muayenehane ve diş kliniklerine özel ayrı bir İTS düzenlemesi yok. Yönetmelik hastaneler ve benzeri kurumları sarf merkezi olarak tanımlar (m.4) ve 15/2-ç maddesinde onlardan şu bildirimleri ister:
- Alış için Mal Alım
- İade için Mal İade
- Sarf
- Mal Devir ve Mal Devir İptal
- Deaktivasyon
Kliniğiniz ilaç satın alıp hastalarınıza uyguluyorsa sizin için en yakın çerçeve budur. Bu hareketlere ait iptaller de bildirilir ve ilgili evrak 5 yıl saklanır. Kaydınızın türünü, hangi sarf servisini kullanacağınızı ve yükümlülüğünüzün kapsamını İl Sağlık Müdürlüğünüzle ya da İTS destek hattıyla (444 46 80) teyit edin. İlk fikir için İTS yükümlülük testi işinize yarayabilir.
Küçük stokta sık görülen sorun: arada kalan kutu
Depo size beş kutu sattı ve Satış bildirimini yaptı. Siz Mal Alım yapmadıkça bu beş kutu İTS'de satıcı ile sizin aranızda bekler, çünkü Satış bildirimi ürünü alıcıya kendiliğinden geçirmez. Mal Alım yaptığınız anda ürünler üzerinize geçer ve artık onlarla yalnızca siz işlem yapabilirsiniz.
Kliniklerde bu durum çoğu zaman ihmalden değil, alışkanlıktan doğar. Kutu geldi, dolaba kondu, iş bitti sanıldı. Çözüm basit: Mal Alım'ı teslim anına bağlayın ve kutuyu dolaba koymadan önce okutun.
Kutudaki karekodu okumak
Karekod dört bilgi taşır: (01) GTIN ürünü, (21) sıra numarası tek tek kutuyu, (10) parti numarası üretim partisini, (17) ise son kullanma tarihini gösterir. SKT YYAAGG biçimindedir; gün hanesinde 00 yazıyorsa ayın son günü anlaşılır. Az hareketli bir dolapta miadı takip etmenin en pratik yolu bu alanı okumaktır. Bildirime giden sıra ve parti numarası karekoddakiyle birebir aynı olmalıdır. Bir karekodun içini karekod çözümleyici ile açıp görebilirsiniz.
Sarf ve deaktivasyon
Hastaya uyguladığınız ilaç sarf bildirimiyle stoğunuzdan düşer. İTS'deki sarf servislerinin adı Hastane Sarf ve Hastane Tekil Sarf. Kliniklerin hangisini kullanacağını resmi kaynaklarda kliniğe özel olarak tarif edilmiş bulmadık; bu noktada İTS desteğinin yönlendirmesiyle ilerleyin.
Az hareketli stokta asıl risk miattır. Dolabın arkasında unutulan bir kutunun SKT'si geçtiyse onu sarf etmeyin. SKT'si geçmiş ürün 40 (Miat) koduyla Deaktivasyon bildirimine konu olur, geri çekilen bir ürün için kod 30'dur. Deaktivasyon İptal bildirimi yalnızca eczanelere açıktır; yani yanlış yapılmış bir deaktivasyonu klinik olarak iptal bildirimiyle geri alamazsınız. Göndermeden önce deaktivasyon kodu aracına bakmak iyi bir alışkanlık.
Sık yapılan hatalar
- Mal Alım'ı yapmadan ürünü kullanmak ve ardından sarf bildirimini de atlamak
- Miadı geçen ürünü sarf olarak göstermek
- Karekodu elle yazarken sıra ya da parti numarasında tek karakter hata yapmak; bildirimdeki bilgiler karekodla birebir aynı olmalı
- Yanlış ya da hasarlı gelen ürünü bildirim yapmadan depoya geri vermek; doğru yol Mal İade bildirimidir
Tracey klinikte
Tracey kurulum gerektirmeyen bulut bir İTS programıdır; resepsiyondaki bilgisayardan tarayıcıyla açılır. İTS web servisleriyle entegre çalışır; Mal Alım, iade, sarf (kullanım) ve Deaktivasyon bildirimleri desteklenen türler arasındadır. Kutuyu karekod okuyucuyla okutup kabul etmek, bir karekodun İTS'deki durumunu sorgulamak ve geçmiş bildirimlerinize bakmak aynı programdan yapılır. Hesabınızı DataStil ekibi açar; kliniğinizin akışı üzerinden görmek için demo talep edin.