Tracey bulut tabanlı olduğu için bilgisayarınıza program kurmazsınız. Ancak İTS'ye firmanız adına bildirim gönderebilmek için İTS tarafında birkaç ön koşul gerekir. Aşağıda ilk temastan ilk bildirime kadar süreci sırasıyla anlatıyoruz.
Başlamadan önce: ön koşullar
İTS'de paydaş kaydı ve GLN
Firmanızın İTS'de paydaş olarak kayıtlı olması ve bir GLN'sinin bulunması gerekir. Birden fazla depo ya da şubeniz varsa her birinin İTS'de nasıl tanımlandığını önceden bilmek işinizi kolaylaştırır. Eski işletme kılavuzuna göre eczane, depo ve kamu hastanelerinin GLN'si Bakanlıkça; üretici, ithalatçı ve özel hastanelerin GLN'si GS1'den alınır. Bu usulün güncel hâlini il sağlık müdürlüğünüzle teyit edin.
İTS kullanıcı bilgileri
İTS'ye yazılımla bildirim göndermek için bir İTS kullanıcı adı ve şifresi gerekir. Kullanıcı adının ilk 13 hanesi GLN'nizdir. İTS kullanıcı hesabı işlemleri 14.10.2024 tarihli prosedürle valiliklere iletildi ve tamamen dijital hâle getirildi. e-Devlet ile İTS'ye girişte de 21.12.2023'ten beri çok faktörlü doğrulama zorunludur.
Eczaneler için sabit IP
Eczaneler 01.02.2025'ten beri İTS'ye yalnızca tanımlı sabit IP adresinden erişebiliyor. Bulut bir programda bildirimler eczanenizin bilgisayarından değil, programın sunucularından İTS'ye gidebilir. Hangi IP adresinin tanımlanacağını hesap açılışında birlikte netleştiririz.
Karekod okuyucu
Kutuları, kolileri ve paletleri okutmak için iki boyutlu kodları (GS1 DataMatrix) okuyabilen ve GS ayracını bilgisayara doğru aktaran bir okuyucu gerekir. Elinizde bir okuyucu varsa modelini demoda paylaşın, birlikte değerlendirelim.
Bu adımlar henüz tamamlanmadıysa da demo talep edebilirsiniz. Hesap açılışına kadar hazır olmaları yeterlidir.
1. Adım: Demo talebi
Demo talep formunu doldurmak bir dakikanızı alır. Sektörünüzü ve yaklaşık bildirim hacminizi paylaşmanız, görüşmeyi ihtiyacınıza göre hazırlamamızı sağlar.
2. Adım: Görüşme ve demo
Talebinizin ardından ekibimiz sizi arar. Hangi bildirim türlerini yaptığınızı, bildirimleri bugün nasıl yürüttüğünüzü ve en çok nerede zorlandığınızı dinler, size uygun bir zamanda demo planlar. Demo genel bir tanıtım değil, sizin iş akışınız üzerinden ilerler. Görüşmeden en iyi verimi almak için şunları hazırlayabilirsiniz:
- En sık yaptığınız bildirim türleri ve yaklaşık hacimleri
- PTS kullanıp kullanmadığınız, malın size nasıl geldiği
- Bugün yaşadığınız tipik sorunlar: arada kalan ürünler, reddedilen bildirimler, sık aldığınız hata kodları
- Kullanıcı ve şube yapınız
- Güvenlik ve veri saklamayla ilgili sorularınız
3. Adım: Karar
Görüşmenin ardından ihtiyaçlarınızı ve koşulları ekibimizle konuşursunuz. Fiyat bilgisini bu aşamada, ihtiyacınıza göre paylaşırız. Kararınızı kendi takviminize göre verirsiniz.
4. Adım: Hesabınızı DataStil ekibi açar
Karar verdiğinizde Tracey hesabınızı DataStil ekibi açar. Tracey'de kendi kendine kayıt yoktur; bu sayede hesabınız baştan doğru kurulur.
5. Adım: İTS kullanıcı bilgileri ve GLN hazırlığı
Bu aşamada İTS kullanıcı bilgilerinizin Tracey hesabınıza tanımlanması ekibimizin yönlendirmesiyle yapılır. GLN'lerinizi birlikte kontrol eder, eczanelerde sabit IP tanımını netleştiririz.
İTS kullanıcı adınızı ve şifrenizi e-postayla ya da mesajlaşma uygulamasıyla açık metin olarak göndermeyin. Güvenli aktarım yolunu ekibimizle birlikte belirleyin. Bu konudaki genel önerilerimizi Güvenlik sayfamızda bulabilirsiniz.
6. Adım: İlk bildirim
İlk bildiriminizi ekibimizle birlikte gönderirsiniz. Başlangıç için en sık yaptığınız bildirim türünü seçmek mantıklıdır:
- Bir depo ya da eczane için bu çoğu zaman Mal Alım olur. O gün gelen bir koliyi okutur, kabulünü İTS'ye bildiririz.
- Bir hastane için önce mal alım, ardından hastane sarfı gelir.
- Bir üretici için ilk adım Üretim bildirimidir.
Bildirim gittiğinde İTS bir bildirim numarası ve her ürün için bir sonuç kodu döndürür; 00000 başarı demektir. Bir ürün reddedilirse beş haneli bir hata kodu döner. Kodun ne anlama geldiğini birlikte inceleriz; sitemizdeki hata kodları sayfası da bu konuda size yol gösterir.
Sonrası: günlük kullanım ve destek
İlk bildirimden sonra Tracey'deki raporlama ve geçmiş bildirimler ekranlarıyla gönderdiğiniz bildirimlerin sonucunu izleyebilirsiniz. Bulut çalıştığı için güncellemeleri siz kurmazsınız. Yeni bir bildirim türüne başladığınızda, ekibinize yeni bir çalışan katıldığında ya da bir hata kodunu anlamakta zorlandığınızda bize 0850 255 13 06 numaralı telefondan, info@datastil.com adresinden ya da iletişim sayfamızdan ulaşabilirsiniz.
ERP entegrasyonu gerekiyorsa
Tracey bağımsız çalışır; ERP veya muhasebe programlarıyla entegrasyon ve faturadan otomatik bildirim üretimi sunmaz. Bildirimlerin doğrudan ERP'nizdeki satış ve sevkiyat kayıtlarından üretilmesini istiyorsanız DataStil'in kurumsal çözümlerini datastil.com adresinde inceleyebilirsiniz.