PTS (Paket Transfer Sistemi) nedir, nasıl çalışır?

PTS nedir?

PTS, Paket Transfer Sistemi'nin kısaltması. Beşeri Tıbbi Ürünlerin Ambalaj Bilgileri, Kullanma Talimatı ve Takibi Yönetmeliği onu şöyle tanımlar: "Paydaşlar arasında transfer edilen tüm ürünlerin karekodlarını ve bu ürünleri içeren taşıma birimlerinin hiyerarşi bilgisinin transferini sağlayan uygulama."

Daha basit anlatalım. Gönderen taraf, bir koli, palet ya da bağın içinde hangi kutuların olduğunu bir dosyaya yazar. Bu dosyayı PTS üzerinden alıcıya iletir. Alıcı dosyayı indirir ve koliyi tek tek açmadan içindeki karekodların listesine ulaşır.

Somut bir örnek: Depoya her birinde 40 kutu olan 10 koliden oluşan bir palet geliyor. Elinizde PTS dosyası yoksa 400 kutuyu tek tek okutmanız gerekir. PTS dosyası varsa yazılımınız paletin ve kolilerin etiketinden yola çıkıp içlerindeki 400 karekodu dosyadan bulabilir.

PTS kullanmak zorunlu mu?

Hayır. Yönetmeliğin 17. maddesi, taşıma ambalajları üzerindeki tanımlayıcıları aralarında transfer etmek için paydaşların Paket Transfer Sistemini "kullanabilirler" der. Yani PTS isteğe bağlı bir kolaylıktır. Zorunlu olan İTS bildirimleridir: Satış, Mal Alım, İade ve diğerleri.

PTS nasıl çalışır?

PTS, İTS'nin REST web servisleri içinde üç servisle çalışır. Hepsi diğer İTS servisleri gibi token ile yetkilendirilir. Canlı ortam adresi https://its2.saglik.gov.tr, test ortamı https://itstest2.saglik.gov.tr.

Paket gönderme (SendPackage)

Gönderen paydaş iki bilgi yollar: alıcının GLN numarası (receiver) ve paket dosyası (file). Dosya mutlaka .zip uzantılı olmalı ve içinde standartlara uygun bir XML dosyası bulunmalı. Zip dosyası base64 olarak kodlanıp gönderilir.

İşlem başarılıysa İTS iki değer döner: bir transferId ve bir md5 özet değeri. transferId paketin kimliğidir. Alıcı paketi bu numarayla indirir, siz de sorun çıkarsa bu numarayla iz sürersiniz. Kaydetmeyi ihmal etmeyin.

Paket alma (GetPackage)

Alıcı, transferId ile paketi indirir. İTS dosyayı ve bir md5 özet değerini döner. Özet değer, dosyanın eksiksiz gelip gelmediğini kontrol etmeye yarar. İndirdiğiniz zip'in içindeki XML, ürünlerin karekodlarını ve koli, palet hiyerarşisini taşır.

Paket sorgulama (search)

Size gönderilen paketleri bir tarih aralığında listeler. Sorguda gönderen GLN, alıcı GLN, başlangıç ve bitiş tarihi girilir. Tarih aralığı en fazla 31 gün olabilir.

bringNotReceivedTransferInfo değeri 1 ise yalnız henüz almadığınız paketler, 0 ise tüm paketler listelenir. Hata listesine göre "teslim alınmamış transfer bilgilerini getir" seçeneği yalnız size gönderilmiş paketlerde kullanılabilir (20101). Her satırda transferId ve transfer tarihi gelir.

Pratik bir alışkanlık: alınmamış paketler sorgusunu her gün çalıştırın. Bekleyen bir gönderiyi kaçırmamanın en basit yolu bu.

PTS transferi İTS bildirimi değildir

Bu sayfadan aklınızda tek bir şey kalacaksa bu olsun. REST kılavuzu bunu ünlem işaretiyle yazar: PTS üzerinden transfer yapılması, XML içindeki ürünlerin İTS bildiriminin yapıldığı anlamına gelmez.

İki taraf için bu ne demek?

• Gönderen: Paketi göndermek yetmez. Ürünler için ayrıca Satış bildirimi yapmalısınız. Kılavuzun kendi örneği açık: depo bir sarf merkezine PTS dosyası gönderiyorsa, dosyadaki ürünlerin İTS Satış bildirimini mutlaka yapmalı. Yapmazsa sarf merkezi ürünlerin Mal Alım bildirimini yapamaz.
• Alan: Paketi indirmek de yetmez. Dosyadaki ürünler için ayrıca Mal Alım bildirimi yapmalısınız. Kılavuz, dosyanın alınmış olmasının Mal Kabul bildiriminin yapıldığı anlamına gelmediğini ayrıca vurgular.

Bir örnekle düşünelim. Depoya 40 kutuluk bir koli geldi, PTS paketi de indirildi. Satıcı Satış bildirimini yaptı ama siz Mal Alım yapmadıysanız bu 40 kutu İTS'de hâlâ "arada" görünür. Sizin stokunuza geçmez. Mal Alım yapılana kadar onları satamaz, iade edemez, deaktive edemezsiniz.

Tersi de olur. Gönderen PTS paketini yollar ama Satış bildirimini unutur. Siz Mal Alım yapmaya çalıştığınızda ürünler size satılmış görünmediği için bildirim geçmez. Böyle bir durumda göndereni arayıp Satış bildirimini tamamlamasını isteyin.

PTS'nin sınırları ve hata kodları

İTS hata kodu listesinde PTS'ye ait mesajlar 20001 ile 21016 arasında yer alır. En sık karşılaşacağınız sınırlar şunlar:

• Dosya en fazla 10 MB olabilir. 20009 ve 21004 bu sınırı söyler. Büyük sevkiyatları birden fazla pakete bölün.
• Yalnız ZIP kabul edilir. Paket ZIP formatında değilse 21003 döner. 20007 de dosya formatının desteklenmediğini söyler.
• Tek seferde tek paket gönderilir. 21005 ve 20006 birden fazla dosya gönderilemeyeceğini belirtir.
• Bir paket en fazla 100 kez alınabilir. Sınır aşılınca 21012 gelir ve süreçlerinizi kontrol etmenizi ister. Aynı paketi sürekli yeniden indiren bir entegrasyon bu sınıra çabuk ulaşabilir.
• Kendinize paket gönderemezsiniz. 21011.
• Alıcı GLN'si 13 haneli ve yalnız rakamlardan oluşmalı. Aksi hâlde 21002 döner. Alıcı sistemde bulunamazsa 21008, alıcı deaktifse 21009 gelir.
• Sorgu aralığı en fazla 31 gün. Daha uzun aralıkta 21016 döner.
• transferId bulunamadı. 21006, bu numaranın sistemde olmadığını ya da size böyle bir paket gönderilmediğini söyler.

Bütün resmi mesajlar için hata kodları sayfasına bakabilirsiniz.

SSCC nedir, koli ve palet hiyerarşisi nasıl kurulur?

PTS'nin asıl değeri hiyerarşidedir. Karekod tek bir kutuyu tanımlar. Koli, kasa ya da palet gibi taşıma birimleri ise GS1 sisteminde SSCC (Serial Shipping Container Code) ile tanımlanır.

Beşeri Tıbbi Ürünler Barkod ve Karekod Uygulama Kılavuzu'na göre SSCC:

• 18 basamaklıdır. Bir uzatma basamağı, GS1 firma numarası ile taşıma biriminin seri numarası ve bir kontrol basamağından oluşur.
• GS1-128 barkoduyla basılır ve uygulama tanımlayıcısı (00)'dır.
• Her taşıma birimine ayrı bir SSCC verilir. İki koli aynı ürünü taşısa bile numaraları farklıdır.
• Taşıma birimi üzerindeki GS1 lojistik etiketinde SSCC bulunması zorunludur.

Yönetmelik de taşıma ambalajlarının paket, koli, kutu veya bağ olarak ve iç içe konulabileceğini söyler. Taşıma ambalajının üstünde ya onu tanımlayan bir tanımlayıcı ya da içindeki tüm ürünlerin karekod bilgilerini içeren bir tanımlayıcı mutlaka bulunur.

Hiyerarşiyi bir matruşka gibi düşünün. En dışta paletin SSCC'si, onun içinde kolilerin SSCC'leri, en içte kutuların karekodları vardır. PTS dosyası bu iç içe yapıyı taşır. Alıcı bir koliyi okuttuğunda yazılım, o kolinin altındaki 40 karekodu dosyadan bulabilir. Terimin kısa tanımı için SSCC sözlük maddesine bakın.

Örnek: depoya gelen bir paletin yolculuğu

Bir üreticiden ecza deposuna 400 kutuluk bir palet gönderildiğini düşünelim: 10 koli, her kolide 40 kutu.

1. Üretici paketler. Kutuları kolilere, kolileri palete yerleştirir. Her koli ve palet için SSCC'li lojistik etiket basar.
2. Üretici Satış bildirimi yapar. 400 karekod için depoya Satış bildirimini gönderir. Bu adım zorunludur.
3. Üretici PTS paketini gönderir. Palet, koli ve kutu hiyerarşisini içeren XML'i zip'ler, deponun GLN'sine gönderir ve transferId'yi kaydeder.
4. Depo paketi bulur ve indirir. Alınmamış paketler sorgusuyla yeni paketi görür, transferId ile indirir.
5. Depo fiziksel kontrol yapar. Paletin ve kolilerin etiketlerini okutur, PTS listesiyle karşılaştırır. Eksik ya da hasarlı koli varsa ayırır.
6. Depo Mal Alım bildirimi yapar. Gerçekten teslim aldığı karekodlar için Mal Alım bildirimini gönderir. Kutular ancak bu adımdan sonra deponun stokunda görünür.
7. Zincir devam eder. Depo eczaneye ya da hastaneye satarken aynı mantık tekrarlanır: depo Satış bildirimi yapar, isterse PTS paketi de gönderir, alıcı Mal Alım yapar.

Bu akış bir örnektir. Kılavuz PTS'yi kimlerin kullanacağını sınırlamaz; kendi verdiği örnek depodan sarf merkezine gönderimdir.

PTS'de sık yapılan hatalar

• Paketi bildirim sanmak. En yaygın hata budur. Gönderen Satış, alan Mal Alım yapmadıkça ürün İTS'de yer değiştirmez ve arada kalır.
• transferId'yi kaydetmemek. Paketle ilgili bir sorun çıktığında karşı tarafla ve İTS destekle bu numara üzerinden konuşursunuz. Paket sistemde bulunamazsa 21010 mesajı da İTS Yardım Masası'na hata kodu ve transferId ile başvurmanızı ister.
• Paketi kontrol etmeden Mal Alım yapmak. PTS listesi gönderenin hazırladığı bir dosyadır. Mal Alım bildirimini fiziksel olarak teslim aldığınız kutular için yapın. Eksik koli varsa göndereni arayın.
• Aynı paketi defalarca indirmek. 100 sınırı dolunca paket artık alınamaz. Bir kez indirip kendi sisteminizde saklayın.
• Uzun tarih aralığıyla sorgulamak. 31 günden uzun aralıklar reddedilir. Geçmişe dönük aramaları aylık parçalara bölün.

PTS XML şeması hakkında bir not

SendPackage servisi zip içindeki XML'in "belirlenen standartlara uygun" olmasını ister. Ancak bu rehberi hazırlarken İTS'nin güncel PTS XML şemasını anlatan resmi bir dokümana ulaşamadık. REST kılavuzu da şemanın alanlarını vermiyor. Bu yüzden burada alan adı ya da örnek XML paylaşmıyoruz. Kendi sisteminizde PTS dosyası üretecek ya da okuyacaksanız şemayı İTS destek hattından (444 46 80, its@saglik.gov.tr) ya da çalıştığınız tedarikçiden teyit edin.

Tracey'de PTS işlemleri

Tracey'de XML ve PTS desteği var. Koli, palet ve bağ etiketlerini karekod okuyucuyla okutabilirsiniz. PTS paketi bildirim yerine geçmediği için Satış ve Mal Alım bildirimlerini de İTS web servisleriyle aynı programdan gönderirsiniz. Geçmiş bildirimler ve raporlarla hangi kutuların bildirildiğini sonradan kontrol edebilirsiniz. Tracey bulutta çalışır, kurulum gerekmez. Kendi akışınızda görmek isterseniz demo talep edin.