Rampadaki koli İTS'de kimin?
Sabah sekizde üreticinin aracı rampaya yanaştı ve altı palet indi. Üretici Satış bildirimini dün akşam yaptı. Yine de İTS'ye göre bu kutular henüz sizin değil, çünkü Satış bildirimi ürünü alıcıya hemen geçirmez. Siz Mal Alım bildirimini yapana kadar ürünler üretici ile depo arasında arada kalır. Mal Alım yaptığınız anda ise o kutularla işlem yapabilecek tek paydaş sizsiniz.
Depoda İTS işi bu ilk adımdan sonra katlanarak büyür: eczanelere çıkan sevkiyatlar, gelen iadeler, ihracat, miadı dolan ürünler. Her hareketin bir bildirimi var ve her bildirim İTS'deki stoğunuzu raftaki stoğa ya yaklaştırır ya uzaklaştırır.
Depoların İTS yükümlülükleri
Beşeri Tıbbi Ürünlerin Ambalaj Bilgileri, Kullanma Talimatı ve Takibi Yönetmeliği (m.15/2) ecza depolarından ve ihracata yetkili firmalardan şu bildirimleri ister:
- Alış için Mal Alım
- Satış ve Satış İptal
- İade için Mal İade
- İhracat ve İhracat İptal
- Mal Devir ve Mal Devir İptal
- Vasfını yitiren ürün için Deaktivasyon
Yönetmelik bir yükümlülük daha getirir: İTS'de kaydı olmayan bir ürünle karşılaşan depo bunu hemen Kuruma bildirir (m.15/5). Tüm hareketler ve iptaller bildirilir, İTS uygun olanı onaylar. İlgili evrak 5 yıl saklanır.
İhracat yapan depolar için iki kural akılda tutulmalı: ihraç edilen ürün Türkiye'de satılamaz ve İhracat bildiriminde alıcı en fazla 100 karakterlik serbest metinle yazılır.
7557 sayılı Kanun'dan sonra ne değişti?
24.07.2025'te Resmî Gazete'de yayımlanan 7557 sayılı Kanun, depoların İTS bildirim yükümlülüğünü 984 sayılı Kanun'un Ek 1. maddesine taşıdı. Ceza da artık kanunda yazılı: aykırılığa konu ürünlerin tespit tarihindeki depocu satış fiyatları toplamının 2 katı. Bir yıl içinde ikinci tespitte ceza bir kat artırılır, üçüncü tespitte ruhsatname iptal edilir.
Kanun eski farkları kapatmak için bir pencere de açmıştı. 15.03.2025'ten önce bildirilip fiilen bulunmayan ya da fiilen bulunup bildirilmemiş ilaçlar (uyuşturucu, psikotrop ve kontrole tabi ilaçlar hariç) 24.10.2025'e kadar düzeltilebiliyordu. Bu süre doldu; kanundaki cezalar ise yürürlükte.
Denetim de yeni bir gündem değil. Kasım 2021'de İTS kayıtları fiili stokla uyuşmayan 54 ecza deposu ve 261 eczane hakkında idari işlem başlatıldığı haberlere yansımıştı.
PTS bir bildirim değildir
Depolarda en sık karışan konu bu. PTS (Paket Transfer Sistemi), gönderilen ürünlerin karekodlarını ve koli, palet gibi taşıma birimlerinin hiyerarşisini alıcıya aktarır; kullanımı isteğe bağlıdır. Ama paket göndermek Satış bildiriminin yerine geçmez, paketi indirmek de Mal Alım yerine geçmez. Üretici paketi gönderir ve ayrıca Satış bildirimini yapar. Siz de paketi alır ve ayrıca Mal Alım yaparsınız.
Sık yapılan hatalar
- Mal Alım yapmadan satış. İTS bu satışı 10211 koduyla, ürünün stokunuzda görünmediğini söyleyerek reddeder. Ayrıntısı 10211 hata kodu sayfasında.
- Yanlış alıcı GLN'si. Adı benzeyen başka bir eczaneyi seçtiğinizde ürün yanlış paydaşa gider. Pasif ya da bildirime uygun olmayan türdeki paydaşa yapılan bildirimler de reddedilir.
- Miadı dolmuş ürünü satmaya çalışmak. SKT'si geçmiş ürünün yolu Satış değil, 40 (Miat) koduyla Deaktivasyon bildirimidir. Geri çekilen ürün için kod 30'dur. Ayrıntılar deaktivasyon rehberinde.
- Satış İptal ile Mal İade'yi karıştırmak. Alıcı Mal Alım yaptıktan sonra ürün üzerinde yalnızca alıcı işlem yapabilir. Bu noktadan sonra ürünün depoya dönüşü, alıcının yapacağı Mal İade bildirimiyle olur.
Tracey depoda nasıl çalışır?
Tracey bulut tabanlı bir İTS programıdır; kurulum gerekmez, rampadaki bilgisayardan da ofisten de tarayıcıyla açılır. İTS web servisleriyle entegre çalışır; Mal Alım, Satış, iade, alış iade, İhracat ve Deaktivasyon bildirimleri ile PTS işlemleri desteklenen türler arasındadır. XML ve PTS desteği, karekod okuyucuyla koli, palet ve bağ okutma, güncel paydaş (GLN) ve ilaç listesi, ilaç ve bildirim sorgulama ile geçmiş bildirim raporları da yayımlanmış özellikleri arasında. Hesabınızı DataStil ekibi açar; kendi sevkiyat akışınız üzerinden görmek için demo talep edin.