Adım adım mal alım bildirimi
- 1Gelen koliyi irsaliye ile karşılaştırın, ardından kutuları ya da koli etiketini okutun.
- 2Kutuların size satılmış ve arada olduğunu kontrol edin; Durum Sorgulama 60010 dönüyorsa mal alım yapabilirsiniz.
- 3Hasarlı, eksik veya size ait olmayan kutuları ayırın; bunlar için mal alım yapmayın, satıcıdan satış iptali isteyin.
- 4Mal Alım bildirimini kutu listesiyle gönderin; satıcıyı ayrıca belirtmezsiniz, İTS kutunun kime satıldığını bilir.
- 5Cevap kodlarını kontrol edin; başarılı dönen kutular artık stokunuzdadır ve üzerinde yalnız siz işlem yapabilirsiniz.
- 6PTS paketi geldiyse paketi indirmek yetmez; içindeki kutular için Mal Alım bildirimini ayrıca yapın.
- 7Tracey'de PTS ile gelen paketleri açıp içindeki kutuların mal alımını yapabilir, paket yoksa koli, palet veya bağ okutarak kabul edersiniz; sonuçlar geçmiş bildirimlerde kalır.
Mal alım neden ayrı bir adım?
Depoya 40 kutuluk bir koli geldi. Satıcı Satış bildirimini yaptı, irsaliye elinizde, kutular rafta. Ama siz Mal Alım bildirimini yapmadıysanız bu 40 kutu İTS'de hâlâ satıcı ile sizin aranızda görünür. Birini eczaneye satmaya kalktığınızda İTS "Ürün Stokunuzda Görünmüyor!" (10211) diye döner.
İTS'de mülkiyet iki adımda değişir: satıcı satar, alıcı kabul eder. Mal Kabul-Alım Bildirim Servisi bu ikinci adımdır. Bildirim başarılı döndüğünde gelen her kutu sizin stokunuza eklenir ve REST kılavuzunun ifadesiyle ürün üzerinde artık yalnız bildirimi yapan paydaş işlem yapabilir.
Bildirim sade bir yapıdadır: kutu listesi. Satıcıyı ayrıca belirtmezsiniz; İTS kutunun kime satıldığını zaten bilir.
Kimler mal alım yapar?
Ürünü teslim alan her paydaş: ruhsat sahibinden alan depo, depodan alan eczane ve hastane, kendisine devir yapılan eczane. Yönetmelik ecza depoları, serbest eczaneler ve sarf merkezleri için alışı bildirim yükümlülükleri arasında sayar (m.15/2).
Arada kalan ürün
Arada kalan ürün, satışı yapılmış ama alıcının mal alım yapmadığı kutudur. Durum Sorgulama servisi bir kutunun arada olup olmadığını gösterir. Size dönen mesaja göre ne yapacağınız bellidir:
- 60010: Ürün satıcı ile sizin aranızda. Mal Alım yapabilirsiniz.
- 60013: Ürün iki başka paydaşın arasında. Size satılmamış; işlem yetkiniz yok.
Arada kalan ürün iki tarafı da etkiler. Satıcının stokundan düşmüştür, sizin stokunuza girmemiştir. Ay sonunda sayım yaptığınızda raf ile İTS arasındaki farkın bir kısmı buradan gelir. 2025'teki stok eşitleme sürecinde TİTCK, fiziken eczanede olup sistemde görünmeyen ürünler için eczanelere, SKT'si geçmiş olsa da mal alım yetkisi tanıdı.
Kabul etmeden önce kontrol edin
Servis listesinde Mal Alım için bir iptal servisi bulunmuyor. Kabul ettiğiniz kutu stokunuza girer ve satıcı artık Satış İptal yapamaz. Hatalı bir kutuyu geri göndermek için sizin Mal İade bildirimi yapmanız gerekir. Kabulden önce yapılan kısa bir kontrol, sonradan Mal İade bildirimiyle uğraşmaktan çok daha kolaydır.
Bu yüzden:
- Kutuları irsaliye ve siparişle karşılaştırın.
- Hasarlı, eksik ya da size ait olmayan kutuları ayırın; bunlar için satıcıdan iptal isteyin.
- SKT'si yakın veya geçmiş kutuları kabul etmeden önce satıcıyla konuşun.
- Her kutu için Ürün Doğrulama çağırmayın; Mal Alım servisi doğrulamayı kendi içinde yapar.
PTS ile gelen paketler
PTS ile gelen paket, kutuların karekodlarını ve koli/palet yapısını size dosya olarak getirir. Paketi indirmeniz mal alım yerine geçmez. PTS transferi İTS bildirimi değildir; kutuların stokunuza girmesi için Mal Alım bildirimini ayrıca yapmalısınız. Ayrıntılar PTS rehberinde.
Neden ertelememeli?
Kaynaklarda mal alım için gün olarak bir süre tanımlı değil. Ama bekleyen her kutu satamayacağınız, iade edemeyeceğiniz bir kutudur. 7557 sayılı Kanun (24.07.2025) ile depo ve eczanelerin İTS bildirim yükümlülüğü kanuna girdi. Eczanelerde aykırılığa konu ürünlerin eczacı satış fiyatları toplamının 2 katı, depolarda depocu satış fiyatları toplamının 2 katı ceza öngörülüyor.
Tracey ile mal alım
Tracey'de PTS ile gelen paketleri açıp içindeki kutular için Mal Alım bildirimini hazırlayabilir, paket yoksa koli, palet veya bağ okutarak kabul yapabilirsiniz. Hangi kutunun kabul edildiğini, hangisinin hata döndüğünü geçmiş bildirimlerde ayrı ayrı görürsünüz. Kendi teslimat yoğunluğunuzla nasıl çalıştığını görmek için demo talep edin.
Sık yapılan hatalar
- PTS paketini indirince mal alımın da yapıldığını sanmak
- Kutuları fiziksel olarak kontrol etmeden toplu mal alım yapmak; ürün stokunuza girdikten sonra satıcı satışı iptal edemez
- Mal alımı geciktirip aynı kutuları satmaya çalışmak (10211)
- Size satılmamış, başka iki paydaş arasındaki kutuyu almaya çalışmak (60013)
- Mal alımı unutulan kutuların aylarca arada kalması ve İTS stoku ile raf stokunun ayrışması
Bu bildirimde sık görülen hata kodları
İTS işlerinizi Tracey'de tek ekranda toplayın
Tracey; mal alım, satış, PTS, deaktivasyon ve sarf gibi İTS bildirimlerini kurulum gerektirmeden tarayıcıdan yapmanızı sağlar. Koli ve paleti karekod okuyucuyla okutur, göndermeden önce ilacın İTS'deki durumunu sorgularsınız.
Tracey'nin özellikleri