İhracat İptal bildirimi

İptal ne zaman gerekir?

Üç senaryo sık görülür:

1. Sevkiyat ertelendi. Bildirimi yükleme gününden önce yaptınız, tır sınırda bekletildi ve mal geri döndü.
2. Listeye yanlış koli girdi. 2 palet bildirdiniz, ama paletlerden biri başka bir siparişe aitti.
3. Sipariş iptal edildi. Alıcı son anda vazgeçti, kutular deponuzda.

Üçünde de İTS kutuları ihraç edilmiş sayar ve İhracat bildirimi kurallarına göre ihraç edilen ürün Türkiye'de satılamaz. Kaydı fiziksel duruma eşitlemenin yolu İhracat İptal bildirimidir.

Kimler iptal yapar?

Yönetmelik ihracat iptalini ruhsat sahipleri, ecza depoları ve ihracata yetkili firmalar için bildirim yükümlülükleri arasında sayar (m.15/2). İptali, İhracat bildirimini yapan paydaş kendi GLN'siyle gönderir.

Bir örnek

Pazartesi 2 palet, toplam 96 koli için ihracat bildirdiniz. Salı günü yükleme sırasında 6 koli hasarlı çıktı ve depoda kaldı. Bu 6 kolideki kutular için İhracat İptal gönderirsiniz; kalan 90 koli ihraç edilmiş olarak kalır. Hasarlı kutular kullanılamayacaksa, iptalden sonra bu kutular için ayrıca deaktivasyon gerekir.

Bildirim nasıl yapılır?

İhracat İptal Bildirim Servisi, REST kılavuzunun tanımıyla İhracat bildiriminin iptali için kullanılır. Bildirimde şunlar yer alır:

• Bildirim türü: C
• Bildirimi yapan paydaşın GLN'si
• Her kutu için GTIN, sıra numarası, parti numarası ve SKT

Sıra ve parti numarası karekoddakiyle birebir aynı olmalı; başa sıfır ya da boşluk gibi dolgu karakteri eklenmez. İTS her kutu için ayrı cevap kodu döner ve 00000 başarı demektir. Hata dönen kutuları ayrıca ele alın, nedenini anlamadan aynı listeyi tekrar göndermeyin.

Süre ve zamanlama

Güncel kılavuz iptal için gün olarak bir süre tanımlamaz. Eski işletme kılavuzunun İhracat bildiriminin ihracat gerçekleştiği anda yapılmasını istemesi, sorunun kaynağını da gösterir: bildirim fiili çıkıştan önce yapılırsa iptal ihtimali doğar. En temiz yol, ihracatı ürün gerçekten yola çıktığında bildirmektir.

İşe yarayan bir alışkanlık da şudur: bildirimi hazırlayan kişi ile yüklemeyi yapan ekip aynı koli listesini kullansın. Yükleme sırasında liste değişirse bildirim de aynı gün düzeltilir; haftalar sonra yapılan iptal, hangi kolinin nereye gittiğini hatırlamayı zorlaştırır.

İptalden sonra

İptal başarılı döndüğünde kutuların durumunu sorgulayarak stokunuza döndüğünü doğrulayın. Sevkiyat yeniden planlandıysa kutular fiilen çıktığında yeni bir İhracat bildirimi yaparsınız. Ürünler yurt içinde satılacaksa normal Satış bildirimi akışı geçerlidir. Beklerken SKT'si geçen ve imha edilecek kutular ise 40 koduyla deaktive edilir (Deaktivasyon bildirimi).

Dikkat edilecekler

• İptali yalnız gerçekten çıkmayan kutular için yapın. Yurt dışına ulaşmış bir kutuyu iptal etmek, fiziksel olarak sizde olmayan bir stoku İTS'de varmış gibi gösterir.
• İptal ile yeni ihracat arasındaki sürede kutuları yurt içi satışa karıştırmayın; hangi kutunun hangi siparişe ait olduğunu takip edin.
• Kılavuza göre belge alanı tüm bildirim türlerinde vardır ve isteğe bağlıdır. İptal gerekçenizi veya iç belge numaranızı buraya yazmak, ileride kaydı açıklamayı kolaylaştırır.
• Hareketlere ait evrakı saklayın; Yönetmelik bu belgelerin 5 yıl saklanmasını ister.

Tracey ile iptal öncesi kontrol

Tracey'den yaptığınız İhracat bildirimleri geçmiş bildirimlerde ve raporlarda kalır; iptal edeceğiniz kutuları oradan bulur, güncel durumlarını ilaç ve bildirim sorgulamayla kontrol edersiniz. İhracat ve iptal akışınızı kendi sevkiyatlarınız üzerinden konuşmak için demo talep edin.