Bir hasta SGK'lı reçetesiyle eczaneye geliyor. Eczacı reçeteyi işliyor, kutunun karekodunu okutuyor, ilacı veriyor. Tezgâhın arkasında iki ayrı sistem çalışıyor: SGK'nın MEDULA'sı ve TİTCK'nın İTS'si. Bu yazıda iki sistemin eczane satışında nerede buluştuğunu, resmi kaynaklarda neyin net olduğunu ve neyin olmadığını anlatıyoruz.
Açık bir not: MEDULA ile İTS arasındaki uçtan uca güncel resmi akışı tek bir belgede bulamadık. Aşağıda İTS kılavuzlarında ve resmi hata kodu listesinde açıkça yer alan parçaları bir araya getiriyoruz. Eski protokolden gelen bilgileri ayrıca işaretliyoruz.
İki sistem, iki ayrı görev
- İTS: Kutunun kimliğini ve hareketini izler. Kutunun eczaneden kime çıktığını Eczane Satış bildirimiyle kayda alır.
- MEDULA: SGK'nın reçete sistemidir. SGK reçeteleri bu sistem üzerinden işlenir.
İTS hata kodu listesi bu ayrımı açıkça söyler: 11908 kodunun resmi mesajı "SGK reçeteleri için Medula üzerinden işlem yapabilirsiniz." şeklindedir. Yani SGK reçetesine ait bazı işlemler doğrudan İTS'den değil, MEDULA üzerinden yürür.
Eczane Satış bildirimi nasıl çalışır?
Eczane, ilacı hastaya vermeden önce Eczane Satış bildirimini yapar. REST kılavuzuna göre bu bildirimde alıcı üç türlü olabilir: geri ödeme kurumu, elden satışta vatandaş ya da başka bir eczane.
Kurum satışı
Satış bir geri ödeme kurumuna yapılıyorsa alıcı alanına kurumun GLN'si yazılır ve kılavuzda EID ve RKN olarak geçen iki alan zorunlu hâle gelir. Bu alanlar boş bırakılırsa İTS 11026 koduyla uyarır: Alıcı alanında SGK'nın kodu varsa EID ve RKN alanları dolu olmalıdır.
Elden satış
Elden satışta tersi geçerlidir: EID ve RKN boş kalmalıdır. Dolu gönderilirse 11034 kodu döner.
Sorgulama ve kilit
Geri ödeme kurumu, İTS'deki İlaç Satış Sorgulama servisiyle eczanenin bildirdiği satışı sorgular. Bu servisin üç işlem tipi vardır: K (sorgulama), Q (kesinleştirme) ve C (iptal). Sorgulamadan sonra ürünler kilitlenir.
Kilidin eczane için anlamı şudur: Kurum reçeteyi sorguladıktan sonra eczane satışı iptal edemez. İTS bu durumda 11217 "Bu Reçete Geri Ödeme Kurumu tarafından Sorgulanmıştır. İptal Edilemez" cevabını verir. Bu yüzden hatalı bir satışı fark ettiğinizde zamanlama önemlidir: Kurum sorgulamadan önce reçete bazında iptal mümkündür, sonrasında değildir.
Bir reçetenin İTS'deki izi
Parçaları bir reçete üzerinde birleştirelim:
- Kutular daha önce depodan gelmiş ve eczane Mal Alım bildirimini yapmış. Kutular eczanenin stoğunda.
- Hasta SGK'lı reçeteyle geliyor. Eczane, kutuyu vermeden önce Eczane Satış bildirimini yapıyor. Alıcı alanında kurumun GLN'si, EID ve RKN alanları dolu.
- İTS her kutu için ayrı bir cevap kodu dönüyor. 00000 gelen kutu için işlem başarılı.
- Geri ödeme kurumu satışı sorguluyor. Bu noktadan sonra ürünler kilitli ve eczane satışı iptal edemiyor.
Bu akıştaki MEDULA tarafının ayrıntıları, yani reçetenin MEDULA'da hangi adımlarla işlendiği, İTS kaynaklarının konusu değil. O tarafı SGK'nın güncel düzenlemelerinden takip etmek gerekir.
Satış iptali: reçete bazında mı, ürün bazında mı?
Eczane Satış İptal bildirimi iki farklı şekilde çalışır:
- Kurum satışı: İptal reçete bazında, toplu olarak yapılır. Tek bir kutuyu iptal etmeye çalışırsanız 10220 "Ürün Geri Ödeme Kurumuna Satılmıştır. Satışın Reçete Bazlı İptal Edilmesi Gerekir" cevabı gelir.
- Elden satış: İptal ürün bazında yapılır.
Reçete kesinleştikten sonra iptal yoktur. Bir kural daha: Son kullanma tarihi geçmiş ilaçların satışı iptal edilemez (40016).
Kırmızı ve yeşil reçeteli ilaçlar
Bu ilaçlar için ayrı bir kural var. 40017 kodunun resmi mesajı şöyle: "Kırmızı-yeşil reçeteli ilaç işlemleri geri ödeme kurumlarının sistemlerinden yapılmalıdır." Yani bu ilaçlarla ilgili işlemler İTS yerine geri ödeme kurumunun sistemi üzerinden yürür.
Aynı ilaç grubunda iki kural daha geçerli: Bu ilaçların transferine izin verilmez (40014) ve eczanenin yapacağı deaktivasyon İl Sağlık Müdürlüğü onayına bağlıdır. Ayrıntılar onaylı deaktivasyon rehberinde.
Satış sırasında dönebilecek diğer kontroller
- 40012 "Bu ilacın TC Kimlik Numarası girilmeden satışı yapılamaz."
- 40013 "Bu hasta için daha önceden satış yapılmıştır."
- 70110 Kişi MERNİS kayıtlarına göre vefat etmiştir; vefat etmiş birine ilaç satılamaz.
- 10202 "Ürünün Son Kullanma Tarihi Geçmiştir. (Hastaya verilemez.)"
- 10211 "Ürün Stokunuzda Görünmüyor!" Ürün için Mal Alım yapılmamış olabilir.
- 40010 "Bu ilaç elden satışa kapalıdır."
Hastane tarafında MEDULA
MEDULA bağlantısı yalnızca serbest eczanelerde karşınıza çıkmaz. Sarf merkezlerinin kullandığı Hastane Tekil Sarf bildirimlerinde de MEDULA numaraları yer alır. REST kılavuzuna göre MKYS sarfları bu servislerde adet bazında bildirilir ve kesinleşen işlem üzerinde değişiklik yapılamaz. Hastane eczanesinde çalışıyorsanız Hastane Sarf ve tekil sarf sayfalarına bakabilirsiniz.
MEDULA dışında kalan eczane işlemleri
Eczanenin İTS'deki her işlemi reçeteyle ilgili değildir. Şu işlemler doğrudan İTS bildirimleriyle yürür:
- Mal Alım: Depodan gelen kutuların stoğa alınması. Bkz. Mal Alım bildirimi.
- Mal İade: Depoya geri gönderilen ürünler. 6197 sayılı Kanun depoya iadede İTS bildirimini zorunlu tutar.
- Mal Devir: Eczaneler arası takas. İTS takası yalnızca aynı il içindeki eczaneler arasında kabul eder (15001).
- Deaktivasyon: Miadı dolan ya da geri çekilen ürünlerin sistemden çıkarılması.
Bu işlemlerde MEDULA'nın bir rolü yoktur. Reçete akışı ne kadar düzgün olursa olsun, bu bildirimler aksarsa eczanenin İTS stoğu fiili stoktan ayrışır.
Eczane yazılımında nelere bakmalı?
Pratikte eczaneler reçete ve İTS işlemlerini eczane otomasyonu üzerinden yürütür. Yazılımınızda şu üç şeyi görebiliyor olmanız işinizi kolaylaştırır: Her kutu için İTS'den dönen cevap kodu, reçetenin kurum tarafından sorgulanıp sorgulanmadığı ve iptal edilebilir durumda olup olmadığı. Bu bilgiler ekranda görünmüyorsa yazılım sağlayıcınıza sorun.
Vatandaşın gördüğü taraf
Vatandaşlar its.gov.tr'deki İlaç Sorgulama ekranında karekodun (01) ve (21) bilgileriyle bir kutunun kaydını sorgulayabilir. İlacım Nerede hizmeti ise il ve ilçe bazında arama sunuyor ve bilgiler 24 saat içinde güncelleniyor. Yani bir kutunun İTS kaydı yalnızca kurumların değil, vatandaşın da sorgulayabildiği bir bilgidir.
Eski SGK–TEB protokolü ne diyordu?
Sahada hâlâ konuşulan bazı kurallar, SGK ile Türk Eczacıları Birliği (TEB) arasındaki eski protokole dayanıyor. Eski protokol metnine göre (2016 dolayı):
- Karekodlu ilaçlar İTS onayıyla faturalanır.
- "Karekod sonlandırmasının yapılmaması" reçete bedelinden kesinti yapılacak durumlar listesinde yer alıyordu.
Bu bilgiler eski bir protokol ekine dayanır ve güncel protokol metniyle teyit edilmelidir. Güncel protokolün bu maddeleri aynen koruyup korumadığını doğrulayamadık.
Adım adım: SGK reçetesinde İTS tarafını kontrol etmek
- Reçetenin türünü ayırın. SGK reçetesi mi, elden satış mı, kırmızı ya da yeşil reçete mi? İzlenecek yol buna göre değişir.
- Kutunun stoğunuzda olduğunu doğrulayın. Mal Alım yapılmamış ürün satılamaz; 10211 hatası alırsınız.
- Hastaya vermeden önce satış bildirimini tamamlayın. Kurum satışında kurum GLN'si, EID ve RKN alanlarının dolu, elden satışta bu alanların boş olduğundan emin olun.
- 11908 ya da 40017 alırsanız yolu değiştirin. Bu kodlar, işlemin MEDULA ya da geri ödeme kurumunun sistemi üzerinden yapılması gerektiğini söyler.
- İptali erken yapın. Kurum satışında iptal reçete bazındadır ve kurum sorgulamadan önce yapılmalıdır.
- Her kutunun cevap koduna bakın. İTS her ürün için ayrı bir kod döner. 00000 dışındaki bir kod, o kutu için işlemin gerçekleşmediğini gösterir.
Sık yapılan hatalar
- Kurum satışını ürün bazında iptal etmeye çalışmak. İTS 10220 ile reçete bazlı iptal ister.
- Sorgulanmış reçeteyi iptal etmeye çalışmak. Kurum sorguladıktan sonra iptal mümkün değildir (11217).
- Elden satışta EID ve RKN göndermek. Bu alanlar elden satışta boş olmalıdır (11034).
- Kurum satışında EID ve RKN'yi boş bırakmak. İTS 11026 ile uyarır.
- SGK reçetesine ait işlemi İTS'de ısrarla denemek. 11908 kodu, doğru yerin MEDULA olduğunu söyler.
- Mal Alım yapılmamış kutuyu satmaya çalışmak. Önce kabul, sonra satış.
- Hatalı satışın iptalini ertelemek. Kurum sorgulama yaptıktan sonra iptal yolu kapanır.
Tracey ve eczane süreçleri
Tracey'nin yayımlanmış özellikleri arasında MEDULA ile reçete işlemleri yer almıyor; reçete süreçleriniz eczane otomasyonunuzda kalır. Tracey, İTS web servisleriyle entegre bulut bir İTS programı olarak mal alım, iade ve deaktivasyon bildirimlerinde, ilaç ve bildirim sorgulamasında ve geçmiş bildirim raporlarında işinize yarar; karekod okuyucuyla kutu, koli ve palet okutmayı destekler. İş akışınıza uyup uymadığını görmek için demo talep edebilirsiniz.
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır; hukuki veya mali danışmanlık yerine geçmez. Mevzuat değişikliklerini TİTCK, İTS ve GİB duyurularından takip edin.