Eczanede miadı dolmuş bir kutu kırmızı reçeteli ilaç var. Normalde yapacağınız şey belli: Ürünü 40 koduyla deaktive etmek. Ama eczane yazılımınızdan bildirimi gönderdiğinizde İTS şu cevabı veriyor: "Bu ilaç onaylı deaktivasyona tabidir." Bu yazıda onaylı deaktivasyonun ne olduğunu, hangi ilaçları kapsadığını ve süreci nasıl yürüteceğinizi anlatıyoruz.
Onaylı deaktivasyon nedir?
TİTCK Aralık 2021'de eczanelere yönelik bir duyuru yayımladı. Buna göre 10.12.2021'den itibaren kırmızı, yeşil ve beyaz reçeteli izlemeye tabi ilaçlarda eczanelerin yaptığı deaktivasyon İl Sağlık Müdürlüğü onayına bağlandı.
Duyurunun pratikteki üç sonucu var:
- Bu ilaçlarda deaktivasyon talebi İTS Portal üzerinden yapılır.
- Talep, İl Sağlık Müdürlüğü onayıyla sonuçlanır.
- Eczane yazılımları üzerinden bu ilaçlar için deaktivasyon bildirimi gönderilemez.
Yani bu ilaçlarda eczane yazılımı deaktivasyon adımında devre dışıdır. Sorun yazılımınızda değildir; kural bu şekilde kurulmuştur. Yazılım sağlayıcınızdan bu ilaçlar için deaktivasyon göndermesini istemek sonuç vermez.
Onaylı ve normal deaktivasyon arasındaki fark
- Nereden yapılır? Normal deaktivasyon eczane yazılımından ya da portaldan gönderilebilir. Onaylı deaktivasyon talebi İTS Portal'dan yapılır.
- Kim sonuçlandırır? Normal deaktivasyonda İTS bildirimi kurallara uygunsa kabul eder. Onaylı deaktivasyonda talep İl Sağlık Müdürlüğü onayıyla sonuçlanır.
- Yazılımdan denenirse ne olur? Onaylı deaktivasyona tabi bir ilaç için yazılımdan gönderilen bildirim 40015 koduyla döner.
Gerekçe kodları ve deaktivasyonun mantığı ise iki durumda da aynıdır.
Deaktivasyon kısaca neydi?
Deaktivasyon bildirimi ürünü İTS'den çıkarır. Sıra numarası kapanır ve bir daha kullanılamaz. Bu yüzden geri dönüşü sınırlı bir işlemdir.
Her deaktivasyonda bir gerekçe kodu seçilir:
- 10: Sistemden çıkartma
- 20: Üretim fireleri
- 30: Geri çekme
- 40: Miat
- 50: Revizyon
- 60: Sarf
Bunlara 2016 stok affı için kullanılan 70 ve 2025 stok eşitlemesi için tanımlanan 75 kodu eklenir. Eczanede karşılaşılan iki tipik durum geri çekme (30) ve miattır (40). İTS bu kuralı hata kodlarıyla da hatırlatır: 12100 "Geri Çekilen ürün 30 koduyla deaktif edilebilir." ve 10238 "SKT'si geçmiş ürünler 40 koduyla deaktive edilebilir."
İki kural daha var: Bildirimi yapılmamış ürün deaktive edilemez. Eski işletme kılavuzuna göre de miadı geçmiş ürün sarf edilmez, deaktive edilir.
Kodların tamamı için deaktivasyon kodları rehberine, doğru kodu seçmek için deaktivasyon kodu aracına bakabilirsiniz.
Hangi ilaçlar onaylı deaktivasyona tabi?
Duyuruya göre kapsam, kırmızı, yeşil ve beyaz reçeteli izlemeye tabi ilaçlardır. Kırmızı ve yeşil reçeteler kontrole tabi ilaçlar için kullanılan özel reçete türleridir. Bir ilacın bu kapsamda olup olmadığını en net gösteren şey İTS'nin kendi cevabıdır: Yazılımınızdan deaktivasyon göndermeye çalıştığınızda 40015 "Bu ilaç onaylı deaktivasyona tabidir." kodu dönüyorsa ilaç kapsamdadır.
Aynı ilaç grubuyla ilgili iki hata kodu daha var:
- 40014 "Kırmızı/Yeşil reçeteli ilaçların transferine izin verilmemektedir." Bu ilaçlar eczaneler arasında devir yoluyla aktarılamaz.
- 40017 "Kırmızı-yeşil reçeteli ilaç işlemleri geri ödeme kurumlarının sistemlerinden yapılmalıdır."
Bu ilaçlarda stok farkı neden daha önemli?
Bu ilaç grubunda stok farkını kapatacak bir eşitleme imkânı olmadı. 2025'teki stok eşitleme, uyuşturucu, psikotrop ve kontrole tabi ilaçları kapsam dışında tuttu; bu ilaçlarda 75 koduyla deaktivasyon denendiğinde İTS 10249 koduyla reddeder. Deaktivasyonun da onaya bağlı olduğunu düşünürseniz, bu ilaçlarda düzenli sayım ve zamanında bildirim diğer ilaçlara göre daha da önem kazanır.
Talep öncesi hazırlık listesi
Portala girmeden önce şunların hazır olduğundan emin olun:
- Ürünün karekodu okunmuş; GTIN, sıra numarası, parti ve SKT bilgisi elinizde.
- Ürün İTS'de sizin stoğunuzda görünüyor.
- Deaktivasyon gerekçesi net: miat mı, geri çekme mi, başka bir neden mi?
- Gerekçeyi gösteren bir belgeniz varsa (örneğin bir geri çekme yazısı) elinizin altında.
- İTS Portal'a erişiminiz çalışıyor: e-Devlet çok faktörlü doğrulama ve eczaneniz için kayıtlı sabit IP.
Adım adım: onaylı deaktivasyon talebi
- Gerekçeyi belirleyin. Ürün neden sistemden çıkacak? Miadı mı doldu, geri çekme mi var, ambalaj mı hasar gördü? Doğru gerekçe buna göre seçilir.
- Ürünün İTS'deki durumunu kontrol edin. Ürün sizin stoğunuzda görünüyor mu? Görünmüyorsa önce Mal Alım gibi eksik bildirimleri tamamlamanız gerekir; bildirimi yapılmamış ürün deaktive edilemez.
- İTS Portal'a giriş yapın. Online işlemler https://paydas.its.gov.tr/hesap_yonetimi/giris adresinden yapılır. e-Devlet ile girişte çok faktörlü doğrulama 21.12.2023'ten beri zorunlu; eczaneler ayrıca yalnızca kayıtlı sabit IP adresinden erişebilir.
- Talebi oluşturun. Talebi İTS Portal üzerinden açın. Hangi bilgilerin istendiğini ve ekran adlarını portal belirler; TİTCK duyurusunu ve portaldaki yönlendirmeleri esas alın.
- İl Sağlık Müdürlüğü onayını takip edin. Talep, onay verilene kadar sonuçlanmış sayılmaz.
- Ürünü ayrı ve kayıtlı tutun. Onay sürecinde kutuyu satılabilir stoktan ayırın ve hangi kutu için talep açtığınızı not edin.
- Sonucu kontrol edin. Onaydan sonra ürünü sorguladığınızda deaktif durumda görmelisiniz. İTS'nin durum kodlarından 60016 "Ürün Deaktif durumdadır." bu durumu gösterir.
Örnek: miadı dolan bir kutu
Ay sonu SKT kontrolünde, rafta miadı geçmiş bir kutu yeşil reçeteli ilaç buldunuz. Kutu İTS'de sizin stoğunuzda görünüyor.
Eczane yazılımından 40 koduyla deaktivasyon denediniz ve 40015 yanıtını aldınız. Yazılımda tekrar denemenin anlamı yok; bu ilaç için yol İTS Portal'dır. Portala girip talebi oluşturuyorsunuz. Talep İl Sağlık Müdürlüğü'ne gidiyor. Onay gelene kadar kutuyu ayrı bir yerde, üzerine not düşerek saklıyorsunuz. Onaydan sonra ürünü sorguluyor ve deaktif olduğunu görüyorsunuz.
Bu sürede kutuyu imha etmek ya da başka bir eczaneye vermek, İTS kaydı ile fiziksel durumu birbirinden ayırır.
Geri çekme olduğunda
Bir ilaç partisi geri çekildiğinde İTS bunu sorgularda gösterir: 60021 "Ürün geri çekilmiştir." ya da parti düzeyinde 11045 "Belirtilen parti numarasına geri çekme uygulanmıştır." Bu durumda gerekçe miat değil, geri çekmedir ve kod 30'dur; İTS 12100 koduyla da bunu hatırlatır. Ürün onaylı deaktivasyona tabi bir ilaçsa, geri çekme gerekçesiyle olsa bile talep yine İTS Portal üzerinden yapılır ve İl Sağlık Müdürlüğü onayıyla sonuçlanır.
Onay ne kadar sürer?
Duyuruda ve incelediğimiz resmi kaynaklarda onay için bir süre belirtilmiyor. Gecikme yaşarsanız il sağlık müdürlüğünüzle iletişime geçin.
Onaylı deaktivasyon iptal edilebilir mi?
Deaktivasyon İptal bildirimini yalnızca eczaneler yapabilir. Ancak onaylı deaktivasyonun iptali için ayrı bir usul, incelediğimiz kılavuzlarda belirtilmiyor. Yanlış bir talep oluşturduysanız il sağlık müdürlüğüne ve İTS destek hattına (its@saglik.gov.tr, 444 46 80) danışın.
Normal deaktivasyon iptallerinde karşılaşılan kodlar da fikir verir: 15024 "Ürün deaktif edilmemiş." ürünün hiç deaktive edilmediğini, 15025 "Ürün tarafınızdan deaktif edilmemiş." deaktivasyonu sizin yapmadığınızı söyler. Deaktivasyonla sıra numarası kapandığı için, emin olmadığınız bir kutuda talebi aceleye getirmemek en iyisidir.
Kural eczane dışındaki paydaşları kapsıyor mu?
TİTCK'nın Aralık 2021 duyurusu eczanelere yöneliktir. Ecza depoları, hastaneler ya da üreticiler için benzer bir onay mekanizması olup olmadığını incelediğimiz kaynaklarda doğrulayamadık. Eczane dışında bir paydaşsanız ve 40015 kodu alıyorsanız İTS destek hattına danışın.
Sık yapılan hatalar
- Yazılımdan tekrar tekrar denemek. 40015 bir arıza değil, kuraldır. Bu ilaçlar için yol İTS Portal'dır.
- Yanlış gerekçe kodu seçmek. Geri çekilen ürün 30, miadı dolan ürün 40 koduyla deaktive edilir. 20 kodu yalnızca üretimden sonra hiç hareket görmemiş ürünler içindir.
- Miadı dolan ürünü sarf olarak göstermek. Miadı geçen ürünün yolu sarf değil, deaktivasyondur.
- Geri çekilen ürünü miat koduyla çıkarmak. Geri çekme varsa kod 30'dur; İTS 12100 koduyla bunu hatırlatır.
- Kırmızı reçeteli ilacı başka eczaneye devretmeye çalışmak. İTS bunu 40014 koduyla reddeder.
- Stok eşitlemeyle karıştırmak. 2025 stok eşitlemesinde kontrole tabi ilaçlar kapsam dışıydı; bu ilaçlarda 75 kodu kullanılamaz (10249).
- Onay gelmeden ürünü imha etmek. Fiziksel işlem ile İTS kaydı ayrışır ve stok farkı doğar.
Tracey ve deaktivasyon
Onaylı deaktivasyona tabi ilaçlarda talep İTS Portal'dan yapılır; bu adımı Tracey dahil hiçbir yazılım sizin yerinize atamaz. Diğer ilaçlarda ise Tracey ile deaktivasyon bildirimini İTS web servisleri üzerinden yapabilir, karekod okuyucuyla kutuları okutabilir, ilaç ve bildirim sorgulamasıyla ürünün güncel durumunu görebilirsiniz. Geçmiş bildirimler ve raporlama, hangi kutuyu hangi kodla deaktive ettiğinizi geriye dönük izlemenizi kolaylaştırır. Nasıl çalıştığını görmek için demo talep edebilirsiniz.
Bu içerik bilgilendirme amaçlıdır; hukuki veya mali danışmanlık yerine geçmez. Mevzuat değişikliklerini TİTCK, İTS ve GİB duyurularından takip edin.