Üç soru, tek cevap yeri
Bir eczane, iki ay önce gönderdiğiniz bir kutunun kendisine hiç ulaşmadığını söylüyor. Bir denetçi belirli bir partinin deponuzdaki yolculuğunu soruyor. Sayımda raf ile İTS arasında üç kutuluk fark çıktı. Üç durumun da cevabı aynı yerde duruyor: geçmiş bildirimlerinizde.
Mevzuat ne istiyor?
Yönetmelik tüm hareketlerin ve iptallerin İTS'ye bildirilmesini, ilgili evrakın 5 yıl saklanmasını ister (m.15/3, m.15/4). 7557 sayılı Kanun'dan sonra bildirim yükümlülüğüne aykırılık depo, ruhsat sahibi ve eczane için kat esaslı idari para cezasının konusudur. Depolarda bir yıl içindeki üçüncü tespit ruhsatname iptaline kadar gider.
Kasım 2021'de İTS kayıtları fiili stokla uyuşmayan 261 eczane ve 54 depo hakkında idari işlem başlatıldığı haberlere yansımıştı. Kayıtları geriye dönük okuyabilmek bu yüzden bir düzen tercihinden fazlası.
Hangi sorulara cevap ararsınız?
- Bu karekod ne zaman, hangi bildirimle stoğuma girdi?
- Bu partiden kime, ne zaman satış yaptım?
- Geçen ay gönderdiğim bildirimlerden hangileri reddedildi?
- Hangi ürünleri deaktive ettim, hangi kodla?
- Hangi sarflar hangi tarihte bildirildi?
Bir bildirimin İTS'deki izi
İTS kabul ettiği her bildirime bir bildirim numarası verir ve her ürün için ayrı bir sonuç kodu döner. Bu numara ve sonuçlar, sonradan bir kaydı İTS ile karşılaştırmanız gerektiğinde elinizdeki en sağlam referanstır. İTS destek hattıyla yazışırken de işe yarar.
Geri çekme duyurusu geldiğinde
Bir ruhsat sahibi belirli bir partiyi geri çektiğinde ilk soru, o partiden elinizde ne kaldığı ve kime ne gönderdiğinizdir. Depo için bu, partinin hangi eczanelere satıldığını bilmek demektir; hastane için o partiden hangi kutuların sarf edildiğini, hangilerinin dolapta durduğunu. Elinizde kalan geri çekilmiş ürün, duyurudaki talimata göre ya Mal İade bildirimiyle iade edilir ya da 30 (Geri Çekme) koduyla deaktive edilir. Geçmiş bildirimler bu ayrımı hızla yapmanızı sağlar.
İyi alışkanlıklar
- Reddedilen bildirimleri gün sonunu beklemeden inceleyin. Reddedilen bir satırın fark edilmemesi sonradan stok farkı olarak karşınıza çıkar.
- Sayımdan sonra farkları geçmiş bildirimlerle karşılaştırın. Yapılmamış bir Mal Alım ya da unutulmuş bir sarf, sık rastlanan nedenlerdendir.
- Deaktivasyonlarda kullandığınız kodu geriye dönük kontrol edin; geri çekme için 30, miat için 40 kullanılır. Ayrıntılar deaktivasyon rehberinde.
- Kendi evrak düzeninizi koruyun. Programdaki geçmiş, yönetmeliğin istediği evrak saklama yükümlülüğünün yerini tutmaz.
Tracey'de raporlama
Tracey'de raporlama ve geçmiş bildirimler yayımlanmış özellikler arasında: gönderdiğiniz bildirimlere geri dönebilir, rapor ekranlarından geçmişinizi inceleyebilirsiniz. Bir kutunun bugünkü durumunu görmek için sorgulamalarla birlikte kullanabilirsiniz. Hangi raporların işinize yarayacağını kendi verinizle görmek için demo talep edin.