Adım adım tanıtım numunesi bildirimi
- 1Numune baştan numune olarak üretildiyse Numune Üretim bildirimini kullanın; normal Üretim bildiriminin iş kuralları aynen geçerlidir.
- 2Daha önce Üretim bildirimi yapılmış bir ürünü numuneye dönüştürecekseniz Numune bildirimi yapın; ürün sizin üzerinizde olmalı.
- 3Dönüşümden önce kontrol edin: ürün satılmamış ve deaktive edilmemiş olmalı, geri çekme ve blokaj uygulanmamış, SKT'si geçmemiş olmalı.
- 4ÜTT numuneyi teslim ettiğinde Numune Sarf bildirimiyle teslim alanın adını, TC kimlik numarasını, türünü (hekim, eczacı, diş hekimi) ve uzmanlık kodunu gönderin.
- 5Bildirim sonuçlarını kutu bazında saklayın; hangi numunenin kime teslim edildiği bu kayıtlarla izlenir.
- 6Tracey'nin güncel ilaç listesi ve sorgulama araçlarıyla numuneye ayıracağınız kutuların İTS'deki durumunu kontrol edersiniz; numune akışının Tracey'deki kapsamını demo görüşmesinde netleştiririz.
Numune neden ayrı izlenir?
Bir ürün tanıtım temsilcisi, kardiyoloji polikliniğinde bir hekime 2 kutu tanıtım numunesi bıraktı. Bu kutular hiçbir eczanede satılmayacak, hiçbir depodan geçmeyecek. Ama İTS'de kayıtlıdırlar ve teslim edildiklerinde izleri kapanmalıdır. Tanıtım numunesi bildirimleri bu akışı izler.
Servis adres listesinde numuneye ait üç servis vardır: Tıbbi Ürün Tanıtım Numune Üretim, Tıbbi Ürün Tanıtım Numune ve Tıbbi Ürün Tanıtım Numune Sarf. Bildirimleri ruhsat sahibi yapar; teslim aşamasındaki sarfı ürün tanıtım temsilcisi (ÜTT) gerçekleştirir.
Hangi servis ne zaman?
Bir ruhsat sahibi düşünün. Yeni bir ürün için 5.000 kutuluk bir numune partisi üretiyor; bu parti Numune Üretim ile kaydedilir. Aynı ay satış stokundaki 200 kutuyu da numune olarak ayırmaya karar veriyor; bunlar için Numune bildirimi yapılır. ÜTT'ler sahada kutuları hekimlere bıraktıkça her teslim Numune Sarf ile kapanır. Böylece her numunenin ilk kaydından teslimine kadar izi tutulur.
1. Numune Üretim
Baştan tanıtım numunesi olarak üretilen ürünler bu servisle İTS'ye bildirilir. Kılavuza göre normal Üretim bildiriminde geçerli iş kuralları burada da aynen geçerlidir: bir bildirimde tek parti, aynı partide aynı üretim tarihi ve SKT, karekodla birebir sıra ve parti numarası. Bunlara ek olarak:
- Ürün sistemde kayıtlı ve aktif olmalı.
- Ruhsat sahibi firma sistemde kayıtlı ve aktif olmalı.
- Ürün, ruhsat sahibi tarafından Üretim bildirimi yapılabilir durumda olmalı.
- SKT bugünden ileri bir tarih olmalı.
Bildirim türü, normal üretimde olduğu gibi yurt içi üretimde M, ithalatta I'dır. Üretim kuralları için Üretim bildirimi sayfasına bakabilirsiniz.
2. Numuneye dönüştürme
Daha önce Üretim bildirimi yapılmış gerçek bir ürünü tanıtım numunesine çevirmek için Numune bildirimi yapılır. Kurallar nettir:
- Ürün bildirimi yapan paydaşın üzerinde olmalı.
- Satılmış veya deaktive edilmiş ürün için bildirim yapılamaz.
- Ürüne geri çekme ve blokaj uygulanmamış olmalı.
- SKT'si geçmemiş olmalı.
Depoya satılmış bir kutuyu numune yapamazsınız. Numune ayıracağınız ürünleri satış sevkiyatından önce belirleyin; aynı partiden hem satış hem numune çıkacaksa kutuları fiziksel olarak da ayrı tutun.
3. Numune Sarf: ÜTT'nin teslimi
Numune Sarf servisi, ürün tanıtım numunelerinin ÜTT tarafından hekim, eczacı veya diş hekimine teslimi için kullanılır. Bildirimde teslim alan kişiye ait şu bilgiler yer alır:
- Adı soyadı
- TC kimlik numarası
- Türü: hekim (H), eczacı (E) veya diş hekimi (D)
- Uzmanlık kodu
Bu bilgilerle hangi numunenin kime teslim edildiği kayda geçer. Teslim alanın kimlik bilgisi kişisel veridir; bu kayıtları erişimi sınırlı ortamlarda tutun.
ÜTT'nin sahada bıraktığı her kutu ayrı bir sarf kaydıdır. Gün sonunda teslim edilen kutularla bildirilen kutuları karşılaştırmak, unutulan sarfları erkenden yakalamanızı sağlar.
Numune satılmaz
Karekod uygulama kılavuzu tanıtım numunelerinin satılamaz olduğunu belirtir. Numuneye dönüşen ya da numune olarak üretilen bir kutu satış zincirine girmez. Kullanılmayan ya da SKT'si geçen numunelerin nasıl kapatılacağını şirket içi prosedürünüzle birlikte değerlendirin; deaktivasyon kodları için deaktivasyon kodları rehberine bakabilirsiniz.
Tracey ile numune öncesi kontrol
Tracey'nin güncel ilaç listesi ve sorgulama araçlarıyla numuneye ayıracağınız kutuların İTS'deki durumunu kontrol edebilirsiniz. Numune üretimi, dönüşüm ve ÜTT sarfı akışının Tracey'deki kapsamını demo görüşmesinde ekibinizin düzenine göre netleştiririz; demo talep edin.
Sık yapılan hatalar
- Depoya satılmış ya da deaktive edilmiş bir ürünü numuneye dönüştürmeye çalışmak
- SKT'si geçmiş veya geri çekme uygulanmış ürünü numune yapmak
- Numune Sarf'ta teslim alanın TC kimlik numarasını ya da türünü eksik girmek
- Numune üretiminde tek parti, aynı SKT ve üretim tarihi gibi üretim kurallarını atlamak
İTS işlerinizi Tracey'de tek ekranda toplayın
Tracey; mal alım, satış, PTS, deaktivasyon ve sarf gibi İTS bildirimlerini kurulum gerektirmeden tarayıcıdan yapmanızı sağlar. Koli ve paleti karekod okuyucuyla okutur, göndermeden önce ilacın İTS'deki durumunu sorgularsınız.
Tracey'nin özellikleri